Excel, et après ? Voici une question simple que vous pourriez nous poser en nous appelant ou en nous envoyant un mail pour nous solliciter. Soyons clair d’emblée, beaucoup d’analyses peuvent être menées avec un tableur. Nous l’utilisons d’ailleurs toujours chez Agaetis lorsque c’est l’outil le plus adéquat pour la tâche à accomplir.

Seulement voilà, quiconque doit multiplier des analyses variées avec Excel (ou ses concurrents Open Source) finit par se demander s’il n’y aurait pas parfois un outil ou une façon de faire plus efficace. La réponse en un mot est “oui”, mais elle ne vous apporte pas beaucoup de valeur. La réponse plus complète, elle, nécessite de se poser quelques questions.

Commencer par l’état des lieux de votre écosystème…

• Qui utilise Excel au sein de mon organisation pour analyser des données ?

Cette première question recense le nombre de personnes potentielles qui basculeraient vers la nouvelle solution. L’accompagnement dans cette transition sera personnalisé si une seule personne est concernée mais sera plus général s’il s’agit d’un groupe de personnes. Dans le cas où des dizaines de personnes sont concernées, un premier groupe devra être identifié pour être formé. C’est ce groupe d’ambassadeurs qui contribuera à la formation ultérieure de leurs collègues.

• Quelles données sont utilisées (type, volume, accès…) et quels sont les objectifs ?

Lister les données entrantes et les objectifs de chaque analyse donne une vision globale sur les données à ingérer et sur le format des livrables à produire.

• Qui bénéficie des conclusions de ces analyses ?

Les livrables produits dépendent des personnes à qui ils sont adressés. Cette question évalue également le nombre de personnes à qui sont destinés les résultats des analyses.

• Quel est le niveau d’expertise et d’appétence de chacun (programmation, mathématiques…) ? 

Ici il s’agit d’évaluer les compétences en interne et les volontés de chacun à se former sur une nouvelle technologie. Cela permet d’estimer un éventuel besoin d’externalisation ou d’orienter vers une solution peu coûteuse en temps de formation.

… pour bien déterminer vers quelle solution vous tourner.

Les deux solutions les plus répandues sont les logiciels de BI et les notebooks. D’autres solutions plus marginales peuvent être envisagées mais nous ne les aborderons pas ici.

Les logiciels de BI (Business Intelligence) sont conçus pour faciliter l’ingestion de données, sa mise en forme plus ou moins complexe, et sa restitution sous forme de visuels poussés (communément appelés dashboard). Ils ont les défauts de leurs avantages : des visuels préconçus nombreux et paramétrables mais peu flexibles, des outils facilitant l’ingestion de données mais limités, un code propriétaire (1)  maintenu mais pas modifiable. Ils incarnent donc une suite logique à Excel car ils ne nécessitent pas une formation conséquente pour leur prise en main.

Les notebooks sont des interfaces de programmation interactive. Ils sont généralement structurés autour de cellules qui contiennent chacune des lignes de code exécutables indépendamment ou conjointement. Chaque résultat d’une cellule est directement visualisable : simple opération arithmétique, mise en forme de données dans un tableau, graphique… Cette solution nécessite donc la maîtrise d’un langage informatique : Python, R ou encore Julia parmi les plus connus.

Résumons les avantages et inconvénients de chacun :

Le choix de l’outil dépend donc en résumé des compétences que vous avez en interne, du budget et du temps à votre disposition pour effectuer la tâche voulue et de la maintenabilité de la solution obtenue.

Choisir l’une ou l’autre de ces familles d’outils n’est pas non plus irréversible. Que vous hésitiez encore entre les deux ou que vous souhaitiez basculer vers une nouvelle solution, n’hésitez pas à prendre conseil auprès d’entreprises spécialisées.

Note :
1 : Notons qu’il existe quelques logiciels de BI open source