Excel, et après ?

Excel, et après ?
09 / 02 / 2021Temps de lecture 3 min.
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Excel, et après ? Voici une question simple que vous pourriez nous poser en nous appelant ou en nous envoyant un mail pour nous solliciter. Soyons clair d’emblée, beaucoup d’analyses peuvent être menées avec un tableur. Nous l’utilisons d’ailleurs toujours chez Agaetis lorsque c’est l’outil le plus adéquat pour la tâche à accomplir.

Seulement voilà, quiconque doit multiplier des analyses variées avec Excel (ou ses concurrents Open Source) finit par se demander s’il n’y aurait pas parfois un outil ou une façon de faire plus efficace. La réponse en un mot est “oui”, mais elle ne vous apporte pas beaucoup de valeur. La réponse plus complète, elle, nécessite de se poser quelques questions.

Commencer par l’état des lieux de votre écosystème…

  • Qui utilise Excel au sein de mon organisation pour analyser des données ?

Cette première question recense le nombre de personnes potentielles qui basculeraient vers la nouvelle solution. L’accompagnement dans cette transition sera personnalisé si une seule personne est concernée mais sera plus général s’il s’agit d’un groupe de personnes. Dans le cas où des dizaines de personnes sont concernées, un premier groupe devra être identifié pour être formé. C’est ce groupe d’ambassadeurs qui contribuera à la formation ultérieure de leurs collègues.

  • Quelles données sont utilisées (type, volume, accès…) et quels sont les objectifs ?

Lister les données entrantes et les objectifs de chaque analyse donne une vision globale sur les données à ingérer et sur le format des livrables à produire.

  • Qui bénéficie des conclusions de ces analyses ?

Les livrables produits dépendent des personnes à qui ils sont adressés. Cette question évalue également le nombre de personnes à qui sont destinés les résultats des analyses.

  • Quel est le niveau d’expertise et d’appétence de chacun (programmation, mathématiques…) ? 

Ici il s’agit d’évaluer les compétences en interne et les volontés de chacun à se former sur une nouvelle technologie. Cela permet d’estimer un éventuel besoin d’externalisation ou d’orienter vers une solution peu coûteuse en temps de formation.

… pour bien déterminer vers quelle solution vous tourner.


Les deux solutions les plus répandues sont les logiciels de BI et les notebooks. D’autres solutions plus marginales peuvent être envisagées mais nous ne les aborderons pas ici.

Les logiciels de BI (Business Intelligence) sont conçus pour faciliter l’ingestion de données, sa mise en forme plus ou moins complexe, et sa restitution sous forme de visuels poussés (communément appelés dashboard). Ils ont les défauts de leurs avantages : des visuels préconçus nombreux et paramétrables mais peu flexibles, des outils facilitant l’ingestion de données mais limités, un code propriétaire(1) maintenu mais pas modifiable. Ils incarnent donc une suite logique à Excel car ils ne nécessitent pas une formation conséquente pour leur prise en main.

Les notebooks sont des interfaces de programmation interactive. Ils sont généralement structurés autour de cellules qui contiennent chacune des lignes de code exécutables indépendamment ou conjointement. Chaque résultat d’une cellule est directement visualisable : simple opération arithmétique, mise en forme de données dans un tableau, graphique… Cette solution nécessite donc la maîtrise d’un langage informatique : Python, R ou encore Julia parmi les plus connus.

Résumons les avantages et inconvénients de chacun :

Logiciels de BI Notebooks
Prise en mainPlus simple que les notebooks si aucun langage informatique n’est maîtrisé en interne.
Certains logiciels proposent des formations/tutoriels pour apprendre les bases.
Demande une formation préalable dans un langage mais très simple si le langage informatique correspondant est maîtrisé.
Une maîtrise experte dans les deux catégories permettra de visualiser de la donnée plus rapidement à l’aide d’un notebook.
Livrable en l’état C’est l’une des raisons d’être du logiciel BI que de permettre en un clic (ou un peu plus) de rendre accessible son travail à n’importe qui au travers essentiellement d’une page web. Si ce qu’on entend par livrable consiste en un résultat dynamique et esthétique, un notebook ne peut être livré en l’état. Il faudra transformer le code au minimum en une API ou une page web faite manuellement.
Co-construction Il est toujours possible de transférer le fichier au format propriétaire à un collaborateur qui souhaite travailler sur l’élaboration du rapport mais il lui faut une licence et un peu de temps pour comprendre le travail déjà effectué.Le code est facilement lisible et peut donc plus rapidement être retravaillé par une tierce personne.
Aucune licence n’est nécessaire mais il faut tout de même avoir les mêmes bibliothèques d’installées.
CoûtLe logiciel a un coût à l’achat (rare) ou un abonnement mensuel (plus fréquent). Solution gratuite mais le développement peut être long si vous l’externalisez.
Notons à ce stade que les jours facturés sur une telle solution sont en général moins coûteux que pour une solution propriétaire.
AdaptabilitéComme tout logiciel propriétaire, les logiciels BI ont les limites qui leurs sont propres.
Un logiciel BI est tout de même beaucoup plus paramétrable qu’un simple graphique dans un tableur.
Un notebook est tout autant adaptable que le langage informatique qui lui est associé, donc très adaptable
le notebook écrit en Python l’est particulièrement car il s’agit du langage informatique pour lequel le plus de bibliothèques ont été développées pour cette utilisation.

Le choix de l’outil dépend donc en résumé des compétences que vous avez en interne, du budget et du temps à votre disposition pour effectuer la tâche voulue et de la maintenabilité de la solution obtenue.

Choisir l’une ou l’autre de ces familles d’outils n’est pas non plus irréversible. Que vous hésitiez encore entre les deux ou que vous souhaitiez basculer vers une nouvelle solution, n’hésitez pas à prendre conseil auprès d’entreprises spécialisées.

Note :
(1) : Notons qu’il existe quelques logiciels de BI open source (retour au texte)

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