Lancement de projet agile, comment s’orienter ?

Lancement de projet agile, comment s’orienter ?
14 / 01 / 2021Temps de lecture 5 min.
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Agaetis vous propose, sous un format packagé, en 2 à 4 semaines, un accompagnement organisationnel pour co-construire les conditions optimales du lancement de votre projet. Nous embarquons l’expertise pour identifier et maîtriser les contraintes liées à votre contexte, puis déployer le socle technologique adapté, avec votre équipe.

Jean-Michel Gourbeau, coach agile chez Agaetis répond à toutes les questions que vous pouvez vous poser autour de cet accompagnement !

En quelques mots, quel est l’objectif de l’offre Scoping360 proposée par Agaetis ?

Cette offre a pour but de permettre à nos clients de disposer d’un package complet et autoporteur pour assurer le lancement d’un projet agile dans les meilleures conditions possibles. Réalisé sur un cycle de temps court, le Scoping360 est une démarche qui initialise et cadre cette première phase de projet.

Lors d’une reprise de projet, d’une refonte, chaque brique composant cette offre sera adaptée aux contraintes et à ce qui doit être conservé de l’existant.

Qu’est-ce qui se cache derrière le terme Scoping360 ? Qu’est ce qui motive cette offre ?

Plaçons-nous au centre de l’espace qui sera dédié à votre futur projet ; de quoi avez-vous besoin ? Qu’est ce qui doit être préparé ? Qu’est ce qu’il ne faut pas oublier ? Ces différents composants, à disposer “autour de vous”, voilà l’essence de notre démarche, l’ADN du projet et le pourquoi du 360.

Nous proposons l’accompagnement organisationnel et embarquons l’expertise technologique pour exprimer, jauger, préparer et affiner le besoin de nos clients, la vision du produit. L’idée est de transformer cet entrant clé en un projet itératif à haute valeur ajoutée, sur un délai de 2 à 4 semaines selon la disponibilité des différents participants.

En synthèse, les objectifs du Scoping360 sont :

  • Assurer le lien entre une idée et son implémentation à venir
  • Engager les parties prenantes sur un objectif commun
  • Déployer le cadre de travail adapté

Dernier point, il est important pour nous d’intégrer et de mentorer notre client dans la préparation et le déroulé de la démarche, pour que ce Scoping360 puisse être rejoué en autonomie.

Comment le cycle du Scoping360 est-il alimenté ? 

L’idée, ou la vision, d’un produit doit servir la stratégie d’entreprise ;  portée par les instances dirigeantes, elle sera un entrant fort de cette démarche. Ce premier lien légitime le projet à venir, en assurant un bon niveau de sponsorship. 

Parmi les autres éléments importants qui viennent alimenter notre cadrage, bien entendu, l’écosystème, son organisation et ses contraintes sont des éléments clés. On intègre aussi d’éventuels retours d’expériences précédentes, et ceux d’une équipe support s’il s’agit d’un produit déjà exploité.

Enfin, un Scoping360 se voulant itératif, les livrables produits, les retours d’expériences, les différents ressentis et les axes d’améliorations identifiés seront autant d’entrants pour une prochaine session de cadrage.

Quelles sont les lignes directrices qui guident cette offre ? 

Passer d’une vision à sa réalisation, c’est d’abord bien orienter son projet. Nous déroulons cette démarche selon trois grande lignes directrices :

Focus produit !

Travailler l’ADN de la solution à réaliser : cela sous-entend d’engager l’équipe métier, cadrer la vision associée et ensuite identifier et impliquer les utilisateurs, autour d’une planification partagée.

Focus technologie !

Identifier les briques technologiques qui composent l’architecture dont nous avons besoin pour servir le produit. Il s’agit également d’identifier une éventuelle dette technique et fonctionnelle, puis d’intégrer notre approche “security by design”.

Focus humain !

Identifier l’organisation d’équipe adaptée, sans superflu, préparer et faciliter sa mise en place. Sa sérénité est clé ; un haut niveau de confiance est une aide précieuse pour atteindre ses objectifs.

Cette offre se découpe donc en plusieurs axes d’actions, quelle est la promesse ? Quelle expertise y est engagée ? 

Reprenons chaque grand axe de travail :

L’ADN de la solution à réaliser

Nous pouvons illustrer ce point avec un entonnoir : nous décomposons une idée en une multitude de fonctionnalités et d’éléments les plus fins possibles… En sortie, tous ces composants sont priorisés et organisés sur une échelle de temps, avec le positionnement des contraintes temporelles et des jalons (si besoin). Nous construisons donc notre roadmap et notre planification.

Sur cet axe, nous engageons notre expertise de coaching Agile, d’idéation, de structuration et de gestion de projet.

Le volet technologique et sécurité

En fonction des contraintes techniques connues et de l’attendu (exemple d’un niveau de performance ou de la pérennité espérée), nous devons définir  les architectures matérielles, logicielles et l’outillage qui seront les plus adaptées. À cela s’ajoute l’audit préalable des usages et la définition d’une stratégie de sécurité. L’ensemble de ces activités aboutissent à la livraison de la documentation technique, fonctionnelle et de sécurité.

Sur cet axe, nous faisons appel à nos expertises d’architecture solution et IT d’entreprise, ainsi qu’une partie de celles de notre offre cybersécurité.

Déploiement d’une organisation adaptée, lean

Généralement en fin de cadrage, nous définissons le cadre de travail Agile, les KPI utiles et la stratégie de gestion des risques, en fonction des contraintes organisationnelles et de l’écosystème opérationnel de l’équipe. Enfin, afin de la structurer, nous définissons ses rituels, ses règles de vie, nous ajustons le périmètre de chaque rôle, la comitologie, la stratégie de communication… Le tout compose la documentation de vie de l’équipe, voire même une partie de son management visuel.

Sur cet axe, c’est l’expertise des coachs et le mentoring d’équipe qui prime, avec l’animation d’ateliers et du conseil sur les outils adaptés.

Pour rentrer dans les détails, en quoi consiste le scoping d’un produit ? 

C’est un cheminement qui se déroule via une séquence d’ateliers de travail : de la vision macro à l’activité opérationnelle, en passant par la construction d’un lien renforcé entre équipes métier et IT, alignées sur un objectif commun.

Première étape: rassembler les participants clés du futur projet, même si les membres de l’équipe qui réalisera le produit ne sont pas tous connus. Ensemble, nous planifions dans le détail chaque atelier, en identifiant quelles parties prenantes du projet il est pertinent et constructif d’inviter. À chaque étape du Scoping360, un ou plusieurs livrables seront produits, sur mesure pour le projet et le client dont il est question.

De ce point de départ, le coach responsable de l’ensemble du cycle prépare et anime les différentes sessions de travail, il les adapte et il itère si besoin. Au moins une personne de l’équipe client participe à ces phases préparatoires et aux animations, aux présentations, aux restitutions. L’objectif est pour nous de transmettre les bases du savoir-faire nécessaire, induire de la confiance et un processus d’autonomisation sur cette pratique.

Pourquoi est-il primordial de savoir organiser son projet agile ? 

Une organisation soignée dès le départ permet de créer une base solide, d’éviter des pertes de temps, un certain nombre d’incompréhensions et de frustration par la suite. Cela semble simple mais c’est une étape à anticiper et à ne pas rater, particulièrement avec nos processus itératifs qui atteignent des rythmes soutenus. 

Voici quelques gains, communs aux expériences réussies :

  • Une maîtrise forte de ce qui est produit par l’équipe
  • Une limitation des incertitudes
  • Beaucoup de sérénité, chère au focus humain évoqué plus haut (et nos principes d’agiliste)

Il faut savoir investir ce temps de cadrage et de préparation pour ensuite en gagner et assurer la réussite du projet.

Au passage,  le pilotage de projet se doit d’entretenir la confiance entre les parties prenantes, via une grande transparence et le maintien d’échanges constructifs, garants de cycles vertueux.

Quel est l’intérêt de l’offre Scoping360 pour un projet ? 

Au lancement d’un projet Agile, d’autant plus si c’est le premier, il est souvent compliqué d’identifier les actions à mener pour garantir les meilleures conditions de travail pour son équipe. Notre offre Scoping360 apporte ce package complet, cette base organisationnelle nécessaire, avec l’accompagnement de nos coachs en incluant l’expertise de nos experts et de nos architectes. L’accompagnement est, pour nous, indissociable de cette démarche et garantit en grande partie son succès. 

Enfin, le mentoring permet d’aller plus loin qu’une simple prestation. C’est à nos yeux tout aussi enrichissant et important de partager les clés de cette pratique.

Quelles sont les clés d’un cadrage 360 réussi ? 

Plusieurs facteurs facilitent le bon déroulement d’un Scoping360. 

Un soutien fort de l’équipe dirigeante est plus qu’important, cela légitime la démarche et le projet à venir. Autre point d’attention : il faut s’assurer de l’implication des parties prenantes et que les participants disposent du temps nécessaire au succès des ateliers.  La valeur du Scoping360 n’en sera que plus grande si un climat de confiance se crée pour promouvoir et protéger des échanges constructifs.

Par ailleurs, si nous devons déterminer les marqueurs de réussite d’un tel cadrage, le premier serait l’alignement et la compréhension de tous sur la vision, que tous aient compris pourquoi ce projet se lance, qu’il ait du sens pour l’équipe de réalisation. En plus d’une mise en confiance pour produire dans de bonnes conditions, les liens sont renforcés entre équipes métier et IT, avec des pratiques partagées, dans un esprit de co-construction. 

Autre indicateur de réussite : des managers qui adoptent une posture de soutien, de proximité avec l’équipe, plus que la simple validation d’une idée business, d’un budget et de contrôle de la production.

Et pour terminer, pourquoi choisir Agaetis pour m’accompagner dans mes projets agiles ? 

Chez Agaetis, notre guilde d’agiliste, particulièrement nos 3 coachs expérimentés maîtrisent la démarche et l’accompagnement des équipes projet agile. Au-delà des échanges, challenges et de l’entraide que cela induit, ils savent activer et utiliser l’ensemble des offres que propose notre entreprise, adaptées au projet qui se lance. 

Software Craftsmanship, Data Storming, Piloter son Cloud, Cybersécurité, Adopter K8S… en sont quelques-unes.

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